Regeln aus dem Kopf holen: So schreibst du mit KI eine Anleitung fürs Team

Warum fragt dein Team immer dasselbe?

Wenn dein Team ständig fragt, liegt das selten an deinem Team. Es liegt daran, dass die Regeln nur in deinem Kopf stehen: wann was Priorität hat, wann etwas fertig ist, was jemand selbst entscheiden darf. Solange das niemand aufgeschrieben hat, ist Fragen das Vernünftigste, was dein Team tun kann.

Aufschreiben scheitert meistens nicht am Willen, sondern am leeren Dokument. Deshalb drehst du es um: Du erklärst eine Entscheidung frei, so wie du sie einem neuen Mitarbeiter erklären würdest, und die KI macht daraus die Anleitung.

Wie wird aus einer Sprachnachricht eine Anleitung?

1. Nimm die Frage, die dir diese Woche am häufigsten gestellt wurde. Nicht die wichtigste, die häufigste.
2. Füg den Prompt unten in Claude ein und füll die Klammern aus.
3. Erklär zwei, drei Minuten frei, wie du entscheidest und warum. Am einfachsten per Spracheingabe in der App.
4. Beantworte die Rückfragen. Danach steht die Anleitung.

Ich führe [WAS DEIN UNTERNEHMEN MACHT, IN EINEM SATZ] mit [ANZAHL] Mitarbeitern. Mein Team fragt mich immer wieder dasselbe: [DIE FRAGE].

Ich erkläre dir gleich, wie ich diese Frage entscheide und warum. Das wird ungeordnet sein. Deine Aufgabe ist, daraus eine Anleitung zu machen, mit der mein Team diese Frage künftig selbst entscheidet. Antworte auf diese Nachricht nur mit „Leg los“ und warte auf meine Erklärung.

So gehst du vor:
1. Lies meine Erklärung und schreib noch keine Anleitung.
2. Stell mir höchstens fünf Rückfragen, jede mit einem kurzen Beispiel. Frag dort nach, wo meine Erklärung ungenau ist: Wo sage ich „kommt drauf an“, ohne zu sagen worauf? Wo fehlt eine Grenze, ein Betrag oder eine Frist? Woran erkennt jemand, dass die Aufgabe fertig ist?
3. Erst wenn ich geantwortet habe, schreibst du die Anleitung. Bleibt etwas offen, markier es mit [OFFEN], statt es selbst zu füllen.

Erfinde keine Regeln, Beträge oder Fristen, die ich nicht genannt habe.

Was gehört in eine gute Anleitung?

• Titel: die Frage, so wie ein Mitarbeiter sie stellt
• Wofür: in welcher Situation sie gilt
• Das entscheidest du selbst: die klaren Fälle, jeweils mit Grenze
• Hier fragst du mich: die Fälle, die bei dir bleiben
• Priorität: was zuerst kommt
• Fertig heißt: woran man erkennt, dass die Aufgabe abgeschlossen ist
• Warum wir das so machen: dein Grund in zwei, drei Sätzen
• Beispiele: ein klarer und ein knapper Fall
• Stand: Datum der letzten Änderung

Das Warum ist der wichtigste Teil. „Rabatt gibt es erst ab 500 Euro“ hilft genau bei diesem einen Fall. „Weil sich kleine Aufträge mit Rabatt nicht mehr rechnen“ hilft auch beim nächsten.

Wie testest du die Anleitung?

Lass die KI im selben Chat einen Mitarbeiter spielen, der seit einer Woche da ist und nichts kennt außer deiner Anleitung. Sie denkt sich fünf Fälle aus, darunter zwei Grenzfälle, entscheidet jeden nur anhand der Anleitung und sagt, wo sie unsicher war. Dort steckt die nächste Rückfrage deines Teams. Ergänze die Anleitung, bis alle fünf Fälle sicher entschieden sind.

Wann lohnt sich ein Chatbot fürs Team?

Ab drei, vier Anleitungen. Leg in Claude ein Projekt an, lade die Anleitungen hoch und gib ihm die Anweisung, nur aus diesen Anleitungen zu antworten. Was dort nicht steht, soll es nicht erraten, sondern an dich zurückschicken. Sonst füllt die KI Lücken mit plausiblen Antworten, und dein Team hält sie für deine Regel. Ein Projekt mit dem Team teilen geht im Team- und Enterprise-Tarif.

Was gehört nicht hinein?

In die Wissensbasis gehören Abläufe und Entscheidungsregeln, keine Kundenlisten, Gehälter oder Verträge. Und leg das Projekt in einem Konto der Firma an, nicht im privaten Konto eines Mitarbeiters. Mehr dazu: KI im Unternehmen datenschutzkonform einsetzen.

Häufige Fragen

Quellen

Angaben zu Claude und Claude Code geprüft am 30. Oktober 2026 gegen die offiziellen Seiten von Anthropic. Sie können sich ändern.

• Claude Help Center: How can I create and manage projects?